Es difícil pensar en capturar manualmente todos los registros de una
tabla de Access así que la herramienta nos provee de varios comandos
para importar datos. En esta ocasión nos enfocaremos especialmente en
cómo importar datos de Excel a Access de una manera sencilla. A continuación describiré este proceso de importación de datos.
Importar una hoja de Excel a Access
El proceso de
importación de datos en Access se
realiza a través de un Asistente el cual nos llevará de la mano para
importar los datos. Debes ir a la ficha Datos externos y pulsar el
comando Excel.
Este botón mostrará la primera pantalla del Asistente la cual nos
permitirá especificar el archivo de Excel que contiene la información.
Solamente debemos pulsar el botón Examinar para localizar el libro de
Excel adecuado.
Adicionalmente debemos especificar el lugar donde se almacenarán los
datos. La primera opción creará una nueva tabla que contendrá los datos
importados. Si por el contrario deseas importar los datos a una tabla ya
existente debes elegir la segunda opción la cual mostrará una lista de
las tablas existentes de manera que puedas elegir. Elegiré la opción de
crear una nieva tabla y pulsaré el botón Aceptar para avanzar al segundo
paso del Asistente.
Elegir la hoja de Excel a importar
El Asistente de importación detectará las hojas existentes dentro del libro de Excel.
Solamente debemos asegurarnos de elegir la hoja adecuada antes de
avanzar. Adicionalmente podrás observar una muestra de los datos
contenidos en la hoja seleccionada. Cuando estés listo pulsa el botón
Siguiente.
Encabezados de columna
El tercer paso es muy simple ya que solamente nos pregunta si los datos de la hoja de Excel tienen un encabezado de columna.
En caso de que así sea solamente marca la caja de selección que indica que la
Primera fila contiene encabezados de columna. Pulsa el botón Siguiente para continuar con el Asistente de importación.
Detalle de cada campo
El siguiente paso nos dará la posibilidad de indicar el tipo de dato que contienen las columnas de nuestro archivo Excel.
Si hacemos clic sobre cada columna podremos especificar el tipo de dato adecuado dentro de la lista de opciones. La opción
Indexado
nos permite indexar una columna. Una columna indexada permite que la
base de datos responda de una manera más rápida. Los índices son un tema
avanzado que trataremos más adelante pero este paso del Asistente nos
permite indicar si un campo será indexado o no al momento de importarlo.
La otra opción que tenemos en esta ventana es
No importar el campo
y en caso de seleccionarlo se omitirá dicha columna de la importación.
Una vez que hayas revisado los campos de la hoja debes pulsar el botón
Siguiente.
Definir una clave principal
El siguiente paso del Asistente nos permite establecer una clave principal para la nueva tabla que será creada en la
importación de datos.
La primera opción sugiere Permitir a Access agregar la clave principal
lo cual se traduce en una nueva columna que contendrá un identificador
único para cada registro de la tabla.
Si por el contrario, nuestra hoja de Excel ya contiene una clave principal definida, podemos seleccionar la opción
Elegir clave principal
para entonces seleccionar la columna que contiene dicha clave. La
última opción nos deja avanzar sin especificar una clave principal en la
nueva tabla. Haz clic en Siguiente para ir al paso final.
Finalizar la importación de datos a Access
El último paso del Asistente nos permite asignar un nombre a la nueva tabla que se creará en Access.
Para terminar con el proceso debes especificar el nombre de la tabla y
hacer clic en el botón Finalizar. Finalmente Access preguntará si deseamos
guardar los pasos de la importación que acabamos de realizar, lo cual
es recomendable si repetiremos continuamente la exportación.
