¿Cómo se utilizan las consultas?
Las consultas son mucho más que filtros o búsquedas simples que puedes usar para encontrar los datos de una tabla. Con estas puedes acceder a información de múltiples tablas. Por ejemplo, puedes utilizar una búsqueda en la tabla de clientes para encontrar la dirección de uno de ellos o un filtro en la tabla vehículos para ver cuál es el carro que corresponde a determinado cliente. Debes tener en cuenta que una consulta bien diseñada te puede dar información que no podrías averiguar examinado cada uno de los registros de la tabla de datos.
Cuando se ejecuta una consulta, los resultados se presentan en una tabla. Pero cuando la estás diseñando, te aparecerá la vista Diseño de consulta. Allí, podrás hacer toda la configuración de datos para tus búsquedas.
Vista diseño de consulta
Conozcamos la vista Diseño de consuta
Vistas de consulta
Vistas de consulta
Haz clic en el botón Ver para que puedas acceder a la lista desplegable que te mostrará las diferentes opciones de vista para las consultas.
Por ejemplo, la vista Hoja de datos, te permitirá ver los resultados de tu consulta en forma de tabla o la Vista Diseño, te permitirá modificar o configurar la consulta.
Panel de relación de objeto
Todas las tablas que decidas incluir en una consulta aparecerán como pequeñas ventanas en la parte superior de la pantalla, este espacio es conocido con el nombre de Panel de relación de objeto. Cada ventana contiene una lista con el nombre de todos los campos disponibles en tabla que seleccionaste.
Panel de relación de objetos
Tabla para criterios de búsqueda
En esta tabla podrás escribir los criterios que tendrá tu búsqueda. Verás que en la primera fila de esta tabla encontrarás el nombre de los campos que serán incluidos en la consulta. También podrás ver a que tabla pertenece cada campo y ordenar la forma como quieres que aparezcan los resultados de lo que estás buscando.
Diseñar consultas simples de una única tabla
Vamos a familiarizarnos con el procedimiento que debes seguir para realizar el diseño de consultas.
Primero, vamos a empezar diseñando una consulta simple de una única tabla.
Imaginemos que vas a poner en promoción varios de los servicios que ofreces en tu taller, pero solo quieres enviar un correo con esta información a las personas que viven en Houston, ya que son los que te visitan más seguido. Lo que quiere decir, que necesitas ver una lista solo con los clientes que viven en esta ciudad.
Si piensas que esto solo es la aplicación de un filtro, tienes toda la razón. Una consulta de una única tabla es solo un filtro avanzado aplicado a una tabla. Veamos qué debes hacer para diseñar uno.
Paso 1:Selecciona la pestaña Crear que se encuentra en la parte superior de la Cinta de opciones y haz clic en el comando Diseño de consulta.
Comando diseño de consulta
Cuadro de diálogo Mostrar tabla
Paso 2:
Access abrirá la vista Diseño de consulta. Verás que en la pantalla aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Allí, verás una lista con el nombre de cada una de las tablas de tu base de datos. Selecciona la tabla en la que deseas ejecutar la consulta y, luego, haz clic en el botón Agregar.
Paso 3:
La tabla seleccionada aparecerá como una pequeña ventana en el panel de relación de objeto. Allí, verás una lista con los nombres de los campos de la tabla. Haz doble clic sobre los campos que consideres que van a arrojar los datos que deseas que aparezcan en los resultados de la consulta. En este ejemplo, vamos a informar sobre la promoción a personas que viven en Houston. Por ello, vamos a incluir los campos: Nombres, Apellidos, Mail, Ciudad y Código Zip.
Establece los criterios de búsqueda. Para ello, haz clic en la fila Criterios del campo que deseas filtrar. Al escribir los criterios en más de un campo, los resultados de la consulta serán los datos que cumplen con los criterios fijados por ti. Debes tener en cuenta que a la hora de escibrir los criterios, estos deben ir entre comillas como por ejemplo "Houston"
Criterios de búsqueda
Después de haber establecido los criterios de tu búsqueda, haz clic en el botón Ejecutar que se encuentra en la Cinta de opciones.
Paso 6:
Los resultados de la consulta se mostrará en la vista Hoja de datos, que es parecida a una tabla. Si deseas guardar esta consulta, haz clic en el comando Guardar que se encuentra en la Barra de herramientas de acceso rápido, cámbiale el nombre y haz clic en el botón Aceptar.
Resultado de búsqueda.