Para aquellos que tienen que enviar cartas a
invitados, o agradecer a los asistentes o si deseas crear las etiquetas
de algún producto con un numero de serie correlativo, es hoy el día para
que dejes de hacer uno por uno aquel trabajo.
Word es el procesador de texto de la suite Office, y
como todo office, tiene excelentes y variadas funciones que no son
utilizadas (acá entra el principio de Pareto, de que 90% de los usuarios
utilizan el 10% de las funciones), una de estas es la de Combinación de correspondencia.
Esta función consiste en que puedas automatizar el
asignar ciertos datos a un documento, dependiendo a quien vaya dirigido,
ejemplo claro de esto es el caso de las cuentas de los servicios
básicos, donde en un solo formato de documento, los datos cambian según
el cliente.
En esta oportunidad les mostrare como utilizar esta función para enviar cartas, para esto necesitaremos lo siguiente:
1 Carta redactada en Word1 Base de datos, en este caso utilizaremos un archivo Excel, pero puedes utilizar otras opciones como Access o Outlook250 grs de tiempo para aprender.
El ejemplo consiste en el envió de una carta,
ofreciendo los servicios de una empresa de redacción de documentos. lo
que haremos es que podamos personalizar la carta con los datos de los
destinatario.
Teniendo la carta ya redactada, tenemos que ver el
tema de los datos que utilizaremos, en este caso, serán solo: Nombre,
Dirección, Empresa, Profesión. tal como lo muestra la siguiente imagen
Les recomiendo que tengan claro donde tengan guardado el archivo Excel, ahora vamos al Word y como combinamos la BD con la carta.
1: Combinación de Correspondencia
2: Iniciar combinación de correspondencia
– Seleccionamos asistente de correspondencia
3: Comenzamos con el asistente de correspondencia
– Ponemos en tipo de documento: Carta y siguiente
– Utilizar el documento actual y siguiente
– En escoger los destinatarios, ponemos Utilizar una lista existente, y seleccionamos al presionar sobre EXAMINAR (que esta en el cuadrado azul). acá es donde buscamos nuestro archivo excel.
Después al seleccionar el archivo (este caso el excel) saldrá una ventana como esta
En la cual ponen aceptar si los datos están en la hoja 1, sino, seleccionan la que corresponda. Posteriormente aparece una donde puedes editar que registros colocar en la carta, posibilitando el filtrar, ideal si solo quieres enviar tu carta a algunas personas y no a todos.
Después ponemos siguiente: escriba la carta, como ya la tenemos escrita, procedemos a la asignación de los campos, como campos entenderemos que se refiere al dato, como ejemplo, Nombre o Ciudad.
Es preferibe asignar manualmente los campos, para esto presionamos en “Más Elementos”, arrojando una ventana que muestra los campos para asignar, lo cuales puedes poner en el documento al al posicionarte sobre el campo y luego INSERTAR. no te preocupes si el campo no esta donde debiese en el documento, lo puedes mover con un simple cortar y pegar o haber dejado indicado el lugar en el cual quieres colocar el campo.
Al asignar un campo, en el archivo Word quedan de la siguiente forma <<Nombre>>, es solo el nombre del campo. quedando de esta forma en el documento.
Para ver los resultados de la combinación, debes ir a la pestaña de Word de correspondencia y luego seleccionar, vista previa y puedes ver como cambia con los controles
Y eso es todo, fácil, no es complicado, es solo de saber de que trata la herramienta y un poco de paciencia.