El archivo por sí mismo, no constituye una base de datos, sino más bien la forma en que está organizada la información es la que da origen a la base de datos. Las bases de datos manuales, pueden ser difíciles de gestionar y modificar.
Deben cumplirse los siguientes objetivos y consideraciones:
- Los datos pueden ser compartidos por diferentes usuarios y diferentes programas, pero deben ser independientes de éstos.
- La definición y la descripción de los datos deben estar almacenados conjuntamente.
- No redundancia, es decir, que no se repita la misma información varias veces siempre que no sea necesario.
- Integridad. Los elementos de una base de datos deben ser consistentes. Por ejemplo, no tiene sentido que al almacenar la edad de una persona se permita introducir números negativos.
- Rapidez, fundamentalmente al acceso a los datos.
En una base de datos hay algo más que datos. También puede contener objetos para ayudarnos a manejar esos datos, tales como formularios (para introducir y editar datos) e informes (para imprimir los datos en el formato que deseamos). Una base de datos puede contener cualquier combinación de estos seis tipos de objetos:
• Tabla – Las tablas almacenan los datos que manejaremos.
• Consulta – Una consulta es una herramienta para hacer preguntas sobre los datos de las tablas y para realizar ciertas operaciones sobre los datos.
• Formulario – Los formularios nos permiten mostrar e introducir datos en un formato determinado, de manera que la gestión de los datos pueda hacerse de una forma más cómoda y visiblemente más atractiva.
• Informes – Los informes nos permiten imprimir o ver previamente datos en un formato eficaz.
• Páginas – Las páginas de acceso a datos son archivos HTML que muestran datos en un formato que puede ser incorporado a Internet.
• Macro – Una macro es un conjunto de instrucciones que automatizan una tarea que necesitamos realizar frecuentemente.
• Módulo – Como las macros, los módulos nos permiten automatizar ciertas operaciones. Se diferencian de las macros en que los módulos nos dan un control más preciso sobre las acciones que se toman. Para utilizarlos requieren que tengamos conocimientos sobre programación.