Probablemente en alguna ocasión hayamos recibido por correo electrónico ó por el correo tradicional cartas en la que nuestros datos como nuestro nombre, dirección, entre otros aparecen en distintas partes del documento. Este tipo de correspondencia es elaborada utilizando la herramienta llamada COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA.
La combinación de Correspondencia es un proceso a través del cual los datos de una lista de direcciones son insertados y colocados en una carta o documento modelo, creando así una carta personalizada para cada uno de los miembros de la lista de direcciones tomada como base.
Para construir una correspondencia combinada necesitamos trabajar con dos archivos: Primero una LISTA DE DIRECCIONES u Origen de datos, este archivo contiene la información específica de cada destinatario. Aquí se guardan y enlistan los datos que posteriormente se incluirán para cada destinatario dentro del documento maestro.
Combinación de correspondencia
Lo primero vamos a disponer los datos de estas personas en una tabla de Excel en columnas por tipo de dato:
Una vez hecho esto vamos al programa principal de esta película, Word y comenzamos creando una carta, por ejemplo, que es la que vamos a enviar a estas personas, pero lo haremos desde la opción “Combinar Correspondencia”
Tenemos una hoja en blanco y la rellenamos con los datos que queremos que contenga la carta que vamos a enviar. Y a continuación vamos a combinarla con nuestros datos y para ello seleccionamos la lista:
Buscamos la hoja de Excel que previamente hemos creado.
Una vez seleccionada nos mostrara las hojas que contiene y nos pide que seleccionemos la que tiene los datos.
Ahora ya tenemos el documento y los datos, pasemos a unirlos. Vamos a la opción “Insertar Campo Combinado” y después de ubicar el cursor en el sitio que queramos incluir dicho campo, lo seleccionamos.
Una vez incluidos los campos debería quedar una carta, más o menos, así:
Como vemos aparece el nombre del campo pero no su contenido, para que esto ocurra debemos ir ahora a “Vista Previa de Resultados”, por ejemplo.
Y aquí vemos el resultado. Si clicamos sobre las flechas que vemos arriba de “Buscar destinatario” podremos ver como se modifican los datos según la persona que hemos seleccionado. Pues bien ya solo queda combinarlos definitivamente. “Finalizar y combinar” que nos da tres opciones. La primera es la que usaremos y la más útil por si queremos volver a enviar los documentos o guardarlos para archivar, posteriormente los podremos imprimir o enviar. La segunda es para imprimirlos directamente sin guardar copia y la tercera para enviarlos por correo sin archivarlos.
Una vez pulsada la opción que queremos nos pide que confirmemos que registros queremos combinar
