G07 - Elaboración de documentos con formato

La importancia del formato de los documentos no es discutible. Si todo el texto tuviera el mismo aspecto, leerlo requeriría mucho esfuerzo. Le faltarían señales de indicación, como los títulos en negrita que anuncian las secciones principales, las listas numeradas que representan una secuencia de elementos y el sombreado y las fuentes especiales de las áreas que se desea usar como llamada.
Normalmente, cuando escribimos documentos estamos acostumbrados a aplicar alguna suerte de formato elemental directamente, "sobre la marcha", a través de las opciones de las barras de herramientas y de los menús. Por ejemplo, para dar formato a un título, se podría usar el botón Negrita y los cuadros Fuente y Tamaño de fuente de la barra de herramientas Formato. O bien, los cuadros de diálogo Fuente y Párrafo que se abren desde el menú Formato, que ofrecen más opciones para ayudar a diseñar el texto y a especificar alineaciones y espaciados.

Esto exige una gran cantidad de pulsaciones de teclas; y, ¿qué decir de lo que ocurre si se quisiera usar los mismos formatos para otro título? Requeriría repetir muchas veces la aplicación de formatos a los títulos o a los párrafos, internamente introduciría muchos códigos repetidos que harían el documento más ineficiente y dificultarían la creación de índices, apéndices, etc. Bien es verdad que habitualmente no solemos realizar documentos que tengan un nivel elevado de complicación en cuanto a formato. No obstante, existen determinados circunstancias en las que conocer funciones especializadas de aplicación de formato no sólo mejoran mucho el aspecto final de los documentos sino que simplifican y agilizan su elaboración. A ello contribuyen también la planificación y creación de estilos previamente a la elaboración del propio documento.
Los estilos son paquetes de opciones de formato especialmente diseñados para aplicar muchos atributos de formato en un solo paso. En lugar de aplicar cada uno de ellos por separado, se puede aplicar el estilo una sola vez. El estilo, además, es reutilizable; permanece para que pueda ser usado repetidamente.

1. Aspectos básicos sobre los estilos

Cuando en un documento de MS Word se utiliza la opción de menú Formato > Estilos y formato se inicia a la derecha del editor el panel de tareas Estilos y formato:

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La lista de estilos que se puede ver en la imagen es la típica que aparece al abrir un documento nuevo, en blanco. La lista incluye tres estilos de título por defecto o integrados (1) y el estilo de párrafo Normal (2), aunque existen muchos más estilos que se podrían mostrar. En el panel está seleccionado (enmarcado) el estilo Normal (2) para indicar qué formato tiene el texto situado en la posición que ocupa el puntero (del ratón) en el documento.

Nota: en la parte inferior del panel se halla una lista desplegable, Mostrar, cuyo valor se halla en principio establecido en Form. disponibles; pero si se selecciona Todos los estilos en el panel aparecerá un conjunto de estilos mucho más numeroso.

1.1 Tipos de estilos

En Word hay cuatro tipos de estilos. El conocerlos ayuda a comprender lo que se muestra en el panel de Estilos y formato, cuáles son las opciones para crear nuevos estilos y qué impacto tiene un estilo en el texto de un documento:

• Estilos de párrafo: estos no sólo incluyen el tipo de fuente y su tamaño, sino también distintas opciones de formato para la posición y el espaciado del texto de todo un párrafo. Los estilos de párrafo se pueden aplicar a uno o varios párrafos.
  En el panel de tareas, los estilos de párrafo se identifican con un icono de párrafo junto a ellos. El formato del estilo de párrafo se aplicará a todo el texto donde se halla el puntero del ratón, desde la anterior marca de final de párrafo que se encuentre, hasta hasta la siguiente.
   
• Estilos de carácter: Se aplican a nivel de los caracteres del texto (letras, palabras y conjuntos de palabras) en lugar de a nivel de los párrafos. Un ejemplo podría ser el estilo Énfasis que aplicara, por ejemplo, un formato de fuente subrayado y en cursiva.
  Los estilos de carácter se pueden aplicar junto con los estilos de párrafo. Así que, si el estilo de párrafo es Normal y se utiliza Times New Roman como tipo de fuente, pero se ha aplicado el estilo Énfasis a una palabra, se seguirá teniendo Times New Roman como fuente, pero también se tendría el formato de cursiva y subrayado.
  Los estilos de carácter se identifican con un icono de carácter que aparece junto a ellos en el panel de tareas.
   
• Estilos de lista y estilos de tabla: Estos proporcionan un aspecto coherente a las tablas y las listas, y se identifican en el panel de tareas mediante estos iconos, respectivamente: icono de lista e icono de tabla (en lo que sigue prácticamente no nos dedicaremos a estos)

Ilustración con estilos de párrafo y un estilo de carácter:
(1) Un título es un estilo de párrafo.
(2) El estilo de texto independiente predeterminado en un documento nuevo, denominado Normal, es un estilo de párrafo.
(3) La palabra "muchos" es un ejemplo de un estilo de carácter típico: aplicación del formato de cursiva y subrayado a una palabra. Este estilo se aplica sobre el estilo del párrafo.
En la imagen anterior el texto se muestra con las marcas de fin de párrafo visibles. Esto se consigue haciendo clic en el icono Mostrar u ocultar situado en una de las barras superiores de Word:

 

Dependiendo del tipo de estilo que se vaya a aplicar, se pueden seleccionar áreas del texto o hacer clic en ellas y, a continuación, hacer clic en un estilo incluido en el panel de tareas para aplicarlo:

Nota: cuando en el panel de tareas se coloca el cursor sobre un estilo, aparece una información de pantalla que muestra todos los detalles del mismo. En la imagen, se indican debajo todos los atributos de formato incluidos en el estilo Título 2.

Un estilo puede estar basado en otros. En los detalles del estilo Título 2, que también es un estilo de párrafo, se aprecia que:

utiliza el formato del estilo Normal (algunos atributos de posición del texto, como la alineación a la izquierda), pero agrega sus propios detalles específicos. La parte Normal + de los detalles del formato de este estilo Título 2 significa que el estilo está creado a partir del estilo Normal, pero que tiene algunas adiciones o modificaciones, como por ejemplo la fuente Arial, 14 pto, en lugar de Times New Roman, 12 pto, y algo de espacio añadido antes y después de él.
Una posibilidad que ofrecen los estilos es que se puede seleccionar uno y aplicarlo en varios lugares en un solo paso. Por ejemplo, se pueden seleccionar tres líneas de texto distintas a las que se desea aplicar el mismo estilo de título y, después, hacer clic en el estilo una vez, por ejemplo, en Título 2, para aplicarlo en las tres líneas al mismo tiempo.
También se puede modificar ese estilo con posterioridad y todo el texto que tenga con ese estilo se actualizará automáticamente. Esto da una idea del trabajo que se ahorra al utilizar estilos si sobre la marcha o a última hora se decide cambiar el aspecto de un documento. Si se ha trabajado con estilos, la modificación de uno de ellos evitará tener que repasar el documento buscando y aplicando los formatos "a mano".

Nota: cuando se hace clic en el botón Nuevo documento en blanco en Word, el estilo de párrafo predeterminado para el documento se denomina Normal. Se utiliza para el texto independiente contenido en el documento, pero también sirve como base para muchos otros estilos, como vimos en la imagen anterior.

Cuando a una porción de texto se le aplica directamente un formato, por ejemplo, usando los botones concretos y opciones de cuadros de diálogo (como Cursiva, Negrita, Subrayado, etc.) MS Word registra el formato aplicado y lo muestra en el panel de estilos. Por ejemplo, si al texto "Documento muy importante" se le aplica el formato Negrita y color de fuente Rojo, en el panel se observa:

Esto no es un estilo en sí mismo, pero se puede hacer que opere como un estilo. En realidad esto se denomina un formato guardado. En textos posteriores resulta algo más práctico aplicar este formato guardado que hacer clic en los botones individuales de Negrita y Rojo cada vez que desee que el texto tome el formato de negrita y color rojo.
El formato guardado se diferencia de un estilo en que en el panel de estilos no se muestra junto a él ningún icono y en que no se puede copiar de un documento a otro. Además, su nombre puramente descriptivo, podría no resultar tan útil como un nombre elegido por el usuario.

  Taller:

Elaborar un documento de investigación de interés, el cual se apliquen variaciones de estilos. Enviar el documento al correo.