Cuando trabajamos con informes de Access podemos utilizar la Vista Presentación para realizar cambios complejos al informe. De esta manera podemos generar reportes totalmente personalizados y de acuerdo a nuestras necesidades.
Algunas de las cosas que podemos hacer en la Vista Presentación son cambiar el título del informe, remover columnas, modificar los encabezados de columna e inclusive cambiar el ancho de las columnas del reporte. Para entrar a la Vista Presentación debemos hacer clic derecho sobre el informe dentro del panel de navegación y seleccionar la opción Vista Presentación.
Para cambiar el título del informe comenzamos por hacer un clic sobre el título para seleccionarlo y un segundo clic para crear un punto de inserción. Al hacer el segundo clic podrás observar el cursor que te permitirá editar el título.
Puedes utilizar las flechas del teclado para moverte entre los caracteres del título y hacer la modificación que necesites.
Eliminar columnas del informe
Para eliminar una columna del informe comenzamos por seleccionar el encabezado de dicha columna. Para ello es suficiente con hacer clic sobre el título de la columna para seleccionarlo y posteriormente ir a las Herramientas de presentación de informe y en la ficha Organizar pulsar el botón Seleccionar columna.
Una vez que la columna ha sido seleccionada podemos pulsar la tecla Suprimir y dicha columna desaparecerá del informe. Si deseas eliminar varias columnas del informe al mismo tiempo, puedes comenzar por seleccionar los encabezados de columna mientras oprimes la tecla CTRL. Una vez que hayas seleccionado los encabezados de las columnas que deseas borrar debes pulsar el botón Seleccionar columna y finalmente la tecla Suprimir.
Cambiar el encabezado de una columna
Para cambiar el encabezado de una columna dentro del informe seguiremos un procedimiento similar al de cambiar el título del informe. Primero hacemos un clic sobre el encabezado de columna para seleccionarlo y el segundo clic será para crear un punto de inserción.
Una vez que observes el cursor dentro del recuadro del encabezado de columna podrás editar el texto. Si después de cambiar el encabezado de una columna el nuevo texto no se muestra completo, entonces puedes aumentar el ancho de la columna. Para ello posiciona el cursor justo entre la línea divisoria de los encabezados de columna hasta que el cursor se convierta en una flecha de dos puntas y arrastra el ancho de columna hasta que se muestre todo el texto.
Agregar totales a una columna
Así mismo la Vista Presentación nos permite agregar campos de totales a cualquier columna de valor numérico. Para poder agregar este campo debemos seleccionar el encabezado de la columna adecuada y posteriormente ir a la ficha Diseño y dentro del grupo Agrupación y totales hacer clic sobre el botón Totales.
Dentro del menú seleccionamos la opción Suma y Access insertará una suma al final de la columna. Como puedes observar, no solamente podemos insertar la suma sino también el promedio o la desviación estándar. La Vista Presentación nos permitirá trabajar con nuestros informes para darles la apariencia que necesitamos y la información pueda ser comprensible al momento de imprimirla.
Taller:
Con el informe enviado la semana pasada, agregar un campo llamado Ingresos, y modificar el informe de tal manera que se vean los ingresos.